Long read:-) 

In mei 2020 werd ik gebeld of ik de schippers van de Hollandsche Zeilvloot kon helpen met het bereiken van de landelijke media. Eigenlijk was de vraag: ‘We willen naar Den Haag.’ Tot mijn eigen verbazing en grote verrassing is het met een mooie viertrapsraket beide gelukt! De beelden van de manifestatie gingen, en gaan nog steeds, de hele wereld over. Supertrots op deze mooie samenwerking, met een spontaan samengesteld comité en een achterban van zo’n 400 schippers.

Actiecomité

Nog geen week later was ik onderdeel van het actiecomité Red de Hollandsche Zeilvloot. Samen met 10 schippers uit de vloot en Femke van Straten als externe adviseur op het gebied van event management en productie, stonden we voor een mega uitdaging. Niet alleen het organiseren van een manifestatie in coronatijd maar ook vanuit het niks functioneren als een volwassen event organisatie.

Communiceren met de achterban: 400 kapiteins op één schip

Om de actie in goede banen te leiden hebben we vrij snel de communicatie met de achterban op poten gezet. Door de onrust en frustratie over maatregelen en het niet kunnen varen was er behoefte aan actie. We besloten op korte termijn de petitie Red de Hollandsche Zeilvloot live te zetten zodat iedereen het gevoel had dat hij/zij meteen iets kon doen. Op deze manier konden we ook beginnen met bouwen aan relaties met journalisten en andere media.

Een positief beeld de wereld insturen

Ondanks de situatie waar de schippers in verkeerden, besloten we een positief beeld de wereld in te sturen. Vanaf het eerste moment werden woorden als protest, demonstratie en alles wat daarbij in de buurt kwam uit de communicatie gehaald. Daarvoor kwam het woord manifestatie in de plaats en werd het doel van de manifestatie: de wereld laten zien hoe bijzonder de Hollandsche Zeilvloot is.

We vroegen de schippers om met de beste versie van henzelf en hun schip naar Pampus te komen en alle commerciële vlaggen, spandoeken en slogans thuis te laten. In plaats daarvan gaven we opdracht de grootste Nederlandse vlag mee te brengen die ze konden vinden. Er was zelfs een schipper die de vlag van de kerktoren van Kimswerd leende voor de manifestatie.

Keuze locatie, focus op het plaatje, live streaming en aanwezige media

We wilden geen aandacht verliezen doordat de media toegestroomd publiek in beeld zou brengen. Wanneer er publiek ergens op een kade zou staan zouden wij als organisatie de 1,5 meter regel zeker niet kunnen garanderen. 

Voor Pampus werd het plan. Daar zouden we niks en niemand in de weg liggen. De locatie werd zelfs niet actief gedeeld. In plaats daarvan communiceerden we dat de manifestatie niet toegankelijk zou zijn voor publiek en regelden we een livestream.

Voor de media die het evenement wellicht zou komen te verslaan was met zoveel (pers)schepen plek genoeg. Bij de organisatie en coördinatie van de toegestroomde pers uit alle hoeken van het land, hadden we op allerlei fronten hulp ingeschakeld. Van een ontvangstcomité in Muiden, pendelboten, ribs, opstapplekken voor journalisten in bijna alle havenplekken waar de vloot normaalgesproken ligt tot foto en videomateriaal aan toe.

Het was ongelooflijk hoeveel aandacht de vloot kreeg. Supertrots dat ik hier onderdeel van uit mocht maken! Van alle lokale zenders tot Al Jazeera en de New York Times aan toe, de Hollandsche Zeilvloot was over de hele wereld te horen en te zien!

Overzicht van mijn pr/communicatie activiteiten

– advies geven over het plaatje en de boodschap van de manifestatie
– schrijven en versturen van zes persberichten
– contacten onderhouden met alle journalisten en televisieploegen
– regelen live uitzending/stream in samenwerking met de NDC Media Groep
– schipper en woordvoerder Hollandsche Zeilvloot, Joost Martijn, begeleiden
– mediateam samenstellen voor content, organisatie en ontvangst op locatie
– schippers ondersteunen met vragen over interviews, media, quotes etc
– planning en coördinatie aanwezige media voorafgaand en tijdens manifestatie
– Idee overhandiging petitie uitwerken met foto’s Hollandsche Zeilvloot op Canvas zodat de vloot alsnog (figuurlijk) Den Haag bereikte.